효율적인 행사 운영을 위한 플랫폼 선택 기준
행사의 성격과 타겟층에 따라 가장 적합한 플랫폼은 달라질 수밖에 없습니다. 특히 서울에서 열리는 오프라인 행사는 참가자들이 스마트폰 결제에 익숙하기 때문에 국내 간편 결제 지원 여부와 모바일 체크인 속도가 운영의 성패를 좌우하더라고요.
저희가 이번에 중점적으로 본 항목은 크게 세 가지였어요. 첫째는 정산이 얼마나 투명하고 빠른지, 둘째는 IT 기기에 익숙하지 않은 분들도 쉽게 신청할 수 있는지, 마지막으로 현장 운영 인력을 최소화할 수 있는 자동화 기능이 있는지를 따져봤습니다. 아무래도 혼자서 또는 소규모 인원으로 행사를 준비하다 보니 손이 덜 가는 플랫폼이 간절했거든요.
주요 이벤트 관리 플랫폼 비교 분석 (comparison)
국내외 여러 솔루션을 놓고 comparison 과정을 거쳐보니 각 플랫폼마다 색깔이 확실히 달랐습니다. 대규모 컨퍼런스에 특화된 글로벌 툴부터 국내 정서에 딱 맞는 이벤터스(Eventus)까지, 저희가 정리한 비교표를 통해 한눈에 확인해 보세요.
| 서비스 명칭 | 주요 타겟 | 결제 편의성 | 현장 지원 기능 |
|---|---|---|---|
| 이벤터스 | 기업 세미나, 소모임, 컨퍼런스 | 매우 높음 (국내 모든 수단) | QR 체크인, 이름표 출력 |
| 글로벌 툴 A | 국제 행사, 영어권 사용자 | 보통 (해외 카드 위주) | 전용 앱 지원 |
| 간편 예약 B | 원데이 클래스, 개인 강습 | 높음 (앱 결제) | 단순 명단 확인 |
위 표에서 보듯 각각의 강점이 뚜렷합니다. 해외 참가자가 많다면 글로벌 툴이 유리하겠지만, 국내 사용자를 대상으로 하는 서울 내 행사라면 아무래도 결제 오류가 적은 국내 플랫폼이 훨씬 마음 편하더라고요. [출처]
이벤터스가 상위권으로 꼽히는 진짜 이유는 무엇일까?
이벤터스는 행사 개설부터 홍보, 그리고 사후 정산까지 이어지는 흐름이 국내 실무자의 업무 방식과 매우 흡사하게 설계되어 있습니다. 특히 (주)이벤터스에서 제공하는 현장 관리 솔루션은 별도의 장비 렌탈 없이 스마트폰만으로도 원활한 운영이 가능하다는 점이 큰 매력이죠.
실제로 저희가 이번 반려견 행사에서 가장 만족했던 부분은 실시간 소통 기능이었어요. 행사 전날 참가자들에게 알림톡을 보내거나, 당일 갑작스러운 일정 변경을 공지할 때 따로 문자 메시지 서비스를 결제할 필요가 없었거든요. 또한, 결제 수수료가 3.3% 내외로 합리적이라는 점도 예산이 타이트한 저희에겐 큰 힘이 되었습니다.
- 국내 신용카드, 계좌이체, 간편결제(카카오페이 등) 완벽 지원
- 참가자 모집 시 커스텀 설문지 기능을 통한 사전 정보 수집 용이
- 행사 종료 후 자동으로 생성되는 통계 보고서 기능
- 서울 지역 내 다양한 공간 대관 정보 연계 서비스
이벤터스 이용 시 발생하는 비용은 어느 정도일까?
무료 행사의 경우 플랫폼 이용료가 거의 없지만, 유료 행사라면 결제 수수료와 서비스 이용료가 발생합니다. 보통 티켓 판매 금액의 일정 비율을 수수료로 가져가는 구조라 초기 자본 부담 없이 시작할 수 있다는 게 특징이에요.
다만, vs 다른 저가형 예약 시스템과 비교했을 때 부가 기능(문자 발송, 이름표 출력 등)을 추가하면 비용이 조금씩 올라갈 수 있어요. 저희는 이번에 꼭 필요한 알림톡 기능만 활용해서 예산을 아꼈는데, 규모가 큰 행사라면 패키지 상품을 살펴보는 것도 방법이겠더라고요.
직접 써보며 느낀 아쉬운 점과 극복 방법
기능이 워낙 방대하다 보니 처음 관리자 페이지에 접속했을 때 어디서부터 손을 대야 할지 조금 막막했던 게 사실이에요. 메뉴가 세분화되어 있어서 특정 설정을 찾는 데 10분 정도 헤매기도 했거든요.
이럴 때는 당황하지 말고 Eventus에서 제공하는 가이드 문서를 먼저 읽어보는 것을 추천해요. 저희도 유튜브 튜토리얼을 15분 정도 시청하고 나니 금방 익숙해졌고, 나중에는 오히려 세세한 설정이 가능하다는 점이 행사의 퀄리티를 높여주는 요소가 됐습니다. 텍스처가 무거운 느낌이 들 때는 모바일 브라우저보다는 PC 환경에서 설정하는 게 훨씬 쾌적하더라고요.
결국 어떤 도구를 쓰느냐보다 우리 행사의 목적을 얼마나 잘 구현해 주느냐가 중요한 것 같아요. 서울에서 트렌디하고 짜임새 있는 행사를 준비 중이라면, 오늘 소개해 드린 기준들을 참고해서 여러분만의 멋진 이벤트를 만들어보시길 바랄게요. 직접 부딪혀보니 생각보다 어렵지 않더라고요.